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La gouvernance passe avant l’automatisation

L’IA entre dans l’entreprise par celui qui l’adopte le premier, et quand quelqu’un demande qui a approuvé quoi, la réponse n’existe plus. Nous partons de l’autre bout : d’abord les droits de décision, les classes de risque et une trace vérifiable ; ensuite l’automatisation.

Demander le diagnostic

Quatre missions, avec la durée annoncée

On entre par le diagnostic et on va plus loin seulement si le compte tient. Aucun abonnement à un logiciel à nous : ce qui reste dans l’entreprise tourne sur vos propres outils.

011-2 semaines

Diagnostic AI Operations

Où l’IA peut prendre du vrai travail à votre back-office, ce qu’elle ne doit jamais toucher, et ce que le changement vaut.

On dit aux PME manufacturières que l’IA va changer leurs opérations, et jamais où, ni à quel prix. Le diagnostic travaille sur le back-office réel et sépare trois choses : le travail que l’IA peut prendre aujourd’hui, celui qu’elle pourra prendre une fois le processus remis en ordre, et celui dont elle doit rester loin. Il se termine par une première version du tableau des droits de décision et un business case avec coût et retour estimés, pour que la décision suivante soit une décision d’investissement et non un acte de foi.

Ce qui est livré

Carte priorisée du travail de back-office que l’IA peut reprendre
Liste d’exclusion : ce que l’IA ne doit jamais toucher
Tableau des droits de décision, première version
Business case avec coût et retour estimés
Présentation des conclusions aux propriétaires et à la direction

024-6 semaines

Modèle opérationnel et gouvernance IA

Les droits de décision, classes de risque et niveaux d’approbation qui permettent à l’IA de porter les opérations sous ISO 9001, ISO 55001 et règlement européen sur l’IA.

Nous construisons le modèle opérationnel avant l’automatisation : qui décide quoi, quels usages sont à risque élevé et lesquels sont de la routine, quelles actions exigent l’approbation d’une personne et à quel niveau, et quelle trace laisse chaque action pour qu’un auditeur ou un client puisse la reconstituer ensuite. Tout est écrit contre les normes sur lesquelles l’entreprise est déjà mesurée (ISO 9001, et ISO 55001 là où les installations comptent) et contre les obligations du règlement européen sur l’IA, qui atteignent un fabricant par ses propres produits et par ses clients. Cela se termine par la formation de l’équipe dirigeante : une gouvernance que personne ne comprend en haut est une gouvernance que personne n’applique.

Ce qui est livré

Tableau des droits de décision, approuvé
Modèle de classification du risque des usages IA
Niveaux d’approbation et règles d’escalade
Exigences de traçabilité et d’auditabilité
Carte d’alignement à ISO 9001, ISO 55001 et règlement européen sur l’IA
Sessions de formation pour la direction

034-8 semaines

Pilote sur un processus

Un processus de back-office en exploitation avec des agents, des points d’approbation et un journal vérifiable, construit sur les outils que vous avez déjà.

Le pilote, c’est là où la gouvernance cesse d’être un document. Un processus de back-office est pris d’un bout à l’autre (un flux d’offres, la gestion des commandes, une chaîne de documentation technique, la communication fournisseurs, une non-conformité qualité) et reconstruit avec des agents sur le travail répétitif, des points d’approbation humaine là où le tableau des droits de décision prévoit une personne, et un journal qui enregistre ce qui a été fait, par quoi et sur l’approbation de qui. Il est construit sur les systèmes que vous avez déjà : l’ERP, la messagerie, l’archivage, les assistants déjà sous licence. Nous n’installons aucun logiciel à nous et il n’y a rien à souscrire ensuite. La mission se termine par un manuel d’exploitation et par vos propres équipes qui conduisent le processus sans nous.

Ce qui est livré

Un processus de back-office en exploitation, d’un bout à l’autre
Configuration des agents sur les outils que vous avez déjà
Points d’approbation humaine selon le tableau des droits de décision
Journal vérifiable des actions
Manuel d’exploitation du processus
Formation de vos opérateurs

04Mission mensuelle continue

Retainer AI Operations

Garder les opérations IA encadrées mois après mois : surveillance continue, automatisation incrémentale, une voie d’escalade et une revue trimestrielle.

Ce qui est encadré dans un projet dérive dès que le projet se termine : les modèles changent, les personnes changent, un fournisseur change un format et un agent se met à produire des absurdités sans que personne ne le remarque. Le retainer tient le modèle opérationnel à jour, étend l’automatisation un processus à la fois plutôt qu’à travers un nouveau grand programme, vous donne une voie d’escalade avec un nom dessus quand un agent déraille ou qu’un point d’approbation bloque l’activité, et impose une revue trimestrielle où les chiffres, les incidents et les prochains candidats arrivent sur la table. C’est le seul retainer que nous gardons au catalogue.

Ce qui est livré

Maintenance continue du modèle opérationnel
Automatisation incrémentale des processus suivants
Voie d’escalade avec un responsable nommé
Revue trimestrielle avec les propriétaires et la direction

Où cela s’applique

Gouvernance et droits de décision

Qui décide quoi, quels usages de l’IA sont à risque élevé et lesquels sont de la routine, quelles actions exigent l’approbation d’une personne et à quel niveau. Écrit contre les normes sur lesquelles l’entreprise est déjà mesurée.

Ce que cela comprend

Tableau des droits de décision : qui signe quoi
Classification du risque des usages IA
Niveaux d’approbation et règles d’escalade
Exigences de traçabilité et d’auditabilité
Alignement à ISO 9001, ISO 55001 et règlement européen sur l’IA

Processus de back-office

Le travail administratif qui tient une PME manufacturière debout et que personne n’a jamais dessiné : devis, gestion des commandes, documentation technique, communication fournisseurs, non-conformités qualité.

Ce que cela comprend

Carte priorisée du travail que l’IA peut reprendre
Liste d’exclusion : ce qu’elle ne doit jamais toucher
Refonte du processus avant l’automatisation
Business case avec coût et retour estimés

Des agents sur vos propres systèmes

Un processus en exploitation, avec des agents sur le travail répétitif, des approbations humaines là où le tableau prévoit une personne, et un journal des actions. Sur les systèmes que vous avez déjà, sans logiciel à nous à installer.

Ce que cela comprend

Configuration des agents sur vos propres outils
Points d’approbation humaine sur les étapes qui comptent
Journal vérifiable des actions
Manuel d’exploitation et formation de vos opérateurs
Formation aux assistants IA courants : usage efficace, limites et confidentialité

Le chemin que nous proposons, en cinq étapes

Ce sont les étapes qui, d’expérience, mènent une mission jusqu’au bout. On entre là où cela a du sens et on s’arrête quand l’objectif est atteint ; si une étape est déjà couverte, on repart de la suivante.

Diagnostic

Où est la marge et où elle n’est pas. État actuel, travail qui peut partir, travail qui doit rester, interventions évaluées par impact et faisabilité, et un compte qui doit tenir.

Carte priorisée des opportunités
Liste d’exclusion
Business case

Architecture

Le système, pas la rustine. Processus, modèle de données, rôles, autorité de décision et les points où une personne doit pouvoir dire non.

Processus selon ISO et BPMN 2.0
Tableau des droits de décision
Classes de risque et points d’approbation

Intégration

Construction et raccordement aux systèmes que vous avez déjà. Les automatisations et, là où elles se justifient, les agents entrent ici, dans des processus qui existent enfin vraiment.

Automatisations en exploitation
Intégrations documentées
Recette et vérification

Exploitation

La partie qui manque d’habitude. Indicateurs sous observation, plafonds de dépense, approbations infalsifiables et un moyen de s’apercevoir que quelque chose est bloqué.

Surveillance et alertes
Journal des approbations
Tableau de bord des coûts

Autonomie

Votre équipe conduit le processus sans nous. Formation aux outils que vous utiliserez vraiment (votre ERP et les assistants sous licence), documentation et une revue périodique tant qu’elle sert.

Supports de formation
Manuel d’exploitation
Revues programmées

Un cas, en entier

Un cas de refonte des processus et d’excellence opérationnelle, pas une démonstration d’agents : ce qui a été fait, ce qui en est sorti et ce qui était hors périmètre.

Excellence opérationnelle · Refonte des processus

Marcos Felix

Refonte des processus opérationnels principaux d’une organisation de services techniques : de flux fragmentés à des opérations structurées et mesurables.

Excellence opérationnelleConception de processusIndicateursConduite du changement

Nous avons cartographié l’état actuel de trois processus principaux, identifié les gaspillages et les points de rupture, redessiné chaque processus avec une responsabilité et des points de décision clairs, défini des indicateurs assortis de méthodes de mesure applicables, et produit des plans de mise en œuvre respectant la culture et la capacité de changement de l’organisation.

Livrables

Cartes de l’état actuel pour 3 processus opérationnels principaux
Conception des processus à l’état cible (BPMN 2.0)
Procédures opératoires pour chaque processus
Cadre d’indicateurs avec 12 mesures opérationnelles
Plan de mise en œuvre par étapes

Vous ne savez pas par où commencer ?

C’est la bonne question, et la réponse est le diagnostic : une à deux semaines pour savoir où l’IA paie dans votre back-office, où elle serait imprudente, et ce que coûte le premier pas.

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